• 👏 Bienvenido a nuestra comunidad Excel

    ¿Todavía no estás registrado? 😲

    Registrate gratis aquí y podrás:

    💪 Hacer preguntas a los expertos
    ⬇️ Descargar ejemplos y plantillas
    🏅 
    Acceder a contenidos premium

Base de datos e informes

chalvesgml

New member
Buenos días,

Estoy informándome y trabajando en la siguiente idea, y era por si alguno me podéis aportar vuestras opiniones de como lo harías.

1. Tengo varios archivos excel que contiene información de diferentes tipos, con varias hojas cada uno.
2. Estas bases de datos las alimentan personas diferentes, pero la consulta final la deberían hacer varios tipo de perfiles, que no deben poder modificar las bases de datos, solo realizar la consulta.
3. Debería haber algún tipo de informes (dashboard) para realizar las consultas con los debidos filtrados.

Para ello, estoy pensando y trabajando en lo siguiente, he utilizado un libro para las hojas que tienen información que me gustaría relacionar, y otro libro para otro tipo de información. Hasta aquí en principio sin problema, ahora viene lo siguiente. Para implementar los informes veo varias opciones:

1. Dejar los archivos de base de datos en localizaciones del servidor concretas y crear un libro de excel nuevo que haga consultas a ambos y rellene mediante tablas dinámicas los datos necesarios para el informe. De esta forma las bases de datos para el resto de usuarios serían solo de consulta y no podrían modificarlas.

2. Unir todos los archivos en una sola base de datos, pero a parte de ser un poco más complicado a la hora de ingresar información, pues los dos usuarios que la alimentan no podrían hacerlo a la vez, veo el gran problema en el peso del archivo, que al unir las dos bases de datos y el libro excel de los informes con sus tablas dinámicas, creo que será demasiado y más complicado de manejar, ¿no creéis?

En general, para ambos conceptos me surguen varias dudas:

1. ¿Debería para los informes utilizar Power View? ¿Que ventajas tendría?

2. para la generación de los informes, me gustaría generar una especie de menú lateral y que este, por la idea que tengo, tuviera botones que me enlazasen a diferentes hojas, cada una con un tipo de informe, ¿es la forma correcta de hacerlo?

3. En el caso anterior, y con el fin de simplificar la consulta y uso, lo suyo sería que solo hubiera una pestaña visible, la del menú inicia, y que esta fuera la guía para que cualquiera consulte los datos, ¿Es posible?

La idea general es esa, pero estoy abierto a opciones. Lo que quiero es algo que visualmente para el consultor final sea fácil de usar y ágil. ¿que opináis?

A partir de aquí, me gustaría ir integrando varias opciones de automatización, como formularios de entrada de datos, hipervinculos automáticos a documentos con "XXXX" nomenclatura, avisos automáticos por email de caducidades (¿es posible?).

Y como duda final, hay mucha información que me llega por medio de emails (PDF o tablas excel) con campos concretos y que debo introducirla a uno de los archivos de base de datos, ¿se puede automatizar de alguna forma?

Se que es mucha info, pero es para que os hagáis una idea de lo que quiero y así me podáis aconsejar / ayudar en las opciones que tengo.

Saludos y muchas gracias
 

Guillermo Hm

Active member
Buenos días,

Estoy informándome y trabajando en la siguiente idea, y era por si alguno me podéis aportar vuestras opiniones de como lo harías.

1. Tengo varios archivos excel que contiene información de diferentes tipos, con varias hojas cada uno.
2. Estas bases de datos las alimentan personas diferentes, pero la consulta final la deberían hacer varios tipo de perfiles, que no deben poder modificar las bases de datos, solo realizar la consulta.
3. Debería haber algún tipo de informes (dashboard) para realizar las consultas con los debidos filtrados.

Para ello, estoy pensando y trabajando en lo siguiente, he utilizado un libro para las hojas que tienen información que me gustaría relacionar, y otro libro para otro tipo de información. Hasta aquí en principio sin problema, ahora viene lo siguiente. Para implementar los informes veo varias opciones:

1. Dejar los archivos de base de datos en localizaciones del servidor concretas y crear un libro de excel nuevo que haga consultas a ambos y rellene mediante tablas dinámicas los datos necesarios para el informe. De esta forma las bases de datos para el resto de usuarios serían solo de consulta y no podrían modificarlas.

2. Unir todos los archivos en una sola base de datos, pero a parte de ser un poco más complicado a la hora de ingresar información, pues los dos usuarios que la alimentan no podrían hacerlo a la vez, veo el gran problema en el peso del archivo, que al unir las dos bases de datos y el libro excel de los informes con sus tablas dinámicas, creo que será demasiado y más complicado de manejar, ¿no creéis?

En general, para ambos conceptos me surguen varias dudas:

1. ¿Debería para los informes utilizar Power View? ¿Que ventajas tendría?

2. para la generación de los informes, me gustaría generar una especie de menú lateral y que este, por la idea que tengo, tuviera botones que me enlazasen a diferentes hojas, cada una con un tipo de informe, ¿es la forma correcta de hacerlo?

3. En el caso anterior, y con el fin de simplificar la consulta y uso, lo suyo sería que solo hubiera una pestaña visible, la del menú inicia, y que esta fuera la guía para que cualquiera consulte los datos, ¿Es posible?

La idea general es esa, pero estoy abierto a opciones. Lo que quiero es algo que visualmente para el consultor final sea fácil de usar y ágil. ¿que opináis?

A partir de aquí, me gustaría ir integrando varias opciones de automatización, como formularios de entrada de datos, hipervinculos automáticos a documentos con "XXXX" nomenclatura, avisos automáticos por email de caducidades (¿es posible?).

Y como duda final, hay mucha información que me llega por medio de emails (PDF o tablas excel) con campos concretos y que debo introducirla a uno de los archivos de base de datos, ¿se puede automatizar de alguna forma?

Se que es mucha info, pero es para que os hagáis una idea de lo que quiero y así me podáis aconsejar / ayudar en las opciones que tengo.

Saludos y muchas gracias
Cordial saludo,

Una de las opciones seria la siguiente:

Asumo que todos los usuarios tienen acceso a la informacion de la empresa, solo que a archivos o carpetas diferentes.

Estableceria una carpeta llamada "PROYECTO"
dentro de ella habria otras subcarpetas de acuerdo al tipo de usuario, por ejemplo

PROYECTO
PROYECTO/LIBRO CLIENTES
PROYECTO/LIBRO PRODUCTOS
PROYECTO/LIBRO VENTAS
PROYECTO/LIBRO COMPRAS
PROYECTO/LIBRO INFORMES
PROYECTO/ETC

(lo aterior para que cuando leea datos de otros libros, sea mas sencillo modificar el path)

El libro informe se encragaria de mostrar graficos e informes y demas, pero por podria crear un boton que diga cargar datos para que se cree un libro nuevo, el libro nuevo abra conexiones a los demas libros mediante un recordset y por cada libro (cree una hoja) y pegue la informacion (para no tener que abrir cada libro)

Luego el libro informe mediante otro boton de informes (carge un listado de los informes), y mediante querys sencillamente lea la informacion del libro que se ha creado en el parrafo anterior y haga las consultas SQL.

Puedes hacer un libro adicional de contraseñas para revisar si se habilitan o deshabilitan opciones...
 
Arriba